Отдел кадров функции обязанности

Что такое отдел кадров: функции и задачи, структура, обязанности работников

Отдел кадров функции обязанности

Для понимания того, что такое отдел кадров, нужно изучить особенности его работы, основные функции и структуру. Но если говорить в общем, то такие подразделения принимают участие в процессе управления персоналом. От них во многом зависит эффективность работы предприятия.

Что такое отдел кадров?

Данная терминология используется для определения структуры внутри компании, ключевой задачей которой является помощь в достижении целей организации посредством подбора необходимых специалистов.

Также сотрудники отдела кадров способствуют наиболее эффективному использованию опыта, работоспособности и квалификации нанятых работников.

Таким образом, они принимают участие в процессе управления персоналом внутри предприятия.

Если говорить о работе данной структуры более подробно, то можно выделить следующие задачи, выполнением которых она занимается:

  • Поиск, отбор и наем персонала в нужном объеме и с необходимой квалификацией. Проводятся собеседования и оформляется необходимая документация.
  • Разработка карьерных планов работников. Сотрудники распределяются на конкретные должности: их могут повышать, понижать, а также переводить.
  • Разработка кадровых технологий. Планируется смена специалистов на руководящих должностях, повышение квалификации сотрудников и т. д.
  • Формирование эффективной системы штатных работников. Разрабатывается схема продвижения специалистов по карьерной лестнице.

При этом вся деятельность отдела должна согласовываться с требованиями трудового законодательства.

Структура

Полноценный отдел кадров состоит из нескольких основных и вспомогательных подразделений. Речь идет о следующем функциональном разделении:

  • подбор персонала;
  • организация труда;
  • исследования социально-психологического климата;
  • обучение и переквалификация персонала;
  • безопасность и охрана труда;
  • планирование продвижения и карьеры;
  • мотивация, в том числе и материальное стимулирование сотрудников;
  • оценка резервов, аттестации и нормирование труда.

В небольших компаниях некоторые из отделов могут отсутствовать.

Функции

Понять, что такое отдел кадров, будет легче, если разобраться с особенностями его работы.

Функциональная сторона работы таких структур сводится к управлению персоналом компании с учетом сформированной стратегии компании. Также отдел кадров определяет необходимость предприятия в персонале на данный момент и в будущем. На основании полученных данных привлекаются и оцениваются новые специалисты.

Для повышения эффективности процесса разрабатываются критерии набора. Также производится оптимизация соотношения внутреннего и внешнего привлечения персонала.

Изучая, что такое отдел кадров и его функции, нужно обратить внимание на такое направление работы данной структуры, как повышение квалификации персонала компании. Это необходимая мера для достижения стратегических целей предприятия. Выполняется такая задача за счет инициации следующих процессов:

  • выбор наиболее подходящей формы обучения работников во время повышения квалификации;
  • определение форм, сроков и принципов аттестации кадров;
  • организация переподготовки и обучения сотрудников предприятия;
  • планирование различных мер, необходимых для повышения квалификации всех работников.

Необходимо затронуть и вопрос увольнения для полного понимания того, что такое отдел кадров. Специалистам данной структуры в предприятии приходится периодически увольнять сотрудников.

В рамках данного процесса выполняются такие действия, как:

  • выбор подходящих вариантов высвобождения сотрудников;
  • обеспечение социальных гарантий тем работникам, которые увольняются;
  • анализ причин высвобождения персонала.

Построение работ и затраты

Отдел кадров обязан выстраивать и организовывать те работы, которые нужны для реализации ключевых процессов: определение рабочих мест, формирование технологических и функциональных связей между ними, обеспечение необходимых условий труда. Выполнение этих задач неизбежно сопряжено с такими действиями, как:

  • проведение оперативного контроля за работой персонала;
  • создание благоприятных условий труда;
  • осуществление краткосрочного планирования развития персонала (квалификационно-профессионального);
  • определение содержания работ на каждом конкретном месте.

В сферу ответственности отдела кадров входит планирование затрат на персонал и социальные услуги, которые ему предоставляются.

Управление

Основная функция отдела кадров – управление персоналом. Для ее реализации специалисты данной структуры используют следующие методы:

  1. Административно-правовые. С их помощью осуществляются такие виды воздействия, как распорядительное, организационное и дисциплинарное. Сюда также можно отнести административные штрафы.
  2. Организационные. Суть их сводится преимущественно к планированию рабочих мест.
  3. Экономические. К данным методам можно отнести материальное стимулирование, определение минимального размера труда, хозяйственный расчет, привилегии и гарантии.
  4. Социально-психологические. Речь идет о социальном и психологическом исследовании, равно как и планировании.

Все методы используются с учетом особенностей работы конкретного предприятия.

Планирование

Любая организация периодически производит расчеты для определения уровня необходимых ресурсов. Кадровое планирование в рамках такой аналитики является одним из основных элементов общей системы. Оно, в итоге, позволяет обеспечить компанию всеми необходимыми специалистами на определенных должностях и в нужные сроки.

Планирование необходимо осуществлять в рамках следующих направлений:

  • набор персонала;
  • оптимизация состава специалистов;
  • затраты на персонал;
  • развитие кадров;
  • обучение;
  • перемещение и сокращение персонала;
  • использование специалистов;
  • сохранение персонала.

Такое планирование производится для того, чтобы достигнуть следующих целей:

  • максимально эффективное использование потенциала персонала;
  • обеспечение компании необходимой рабочей силой;
  • получение и удержание в коллективе новых работников;
  • определение издержек на содержание и наем персонала;
  • выявление возможных проблем, которые могут возникнуть на фоне избытка или нехватки персонала.

Первое, что определяет отдел кадров в рамках процесса планирования, – это факторы, оказывающие влияние на потребность организации в персонале. Речь идет о рабочих местах, используемых технологиях, количестве продукции, которая производится, и стратегии развития предприятия.

Сам персонал можно разделить на 3 основные категории:

  • служащие, в том числе и различные уровни руководителей;
  • технический персонал;
  • рабочие (квалифицированные специалисты вспомогательных и основных профессий).

Обязанности начальника

Руководитель структурного подразделения, например, отдела кадров больницы, должен распределять обязанности между работниками и контролировать их выполнение.

Такой управляющий обязан знать все грани работы больницы (или другого учреждения) для того чтобы вовремя замечать пробелы в организации трудовых процессов.

Именно руководитель несет ответственность за результаты деятельности всего отдела.

В его обязанности также входит визирование документов и проверка законности их заполнения. Таким образом, если специалист ошибется, то будет оштрафован и управляющий подразделением.

Также руководитель занимается разработкой стратегии кадровой работы в компании.

Документы

Информация о работе с официальными документами также поможет понять, что такое отдел кадров. Оформление по кодексу нанятых работников дополняется необходимостью составления планировочных таблиц. Последние часто используются на государственных предприятиях для занесения информации об учете стажа, смене рангов и т. д. Любое подобное изменение должно сопровождаться приказом.

Необходимым является написание и утверждение положения о кадровой службе. Оно используется для фиксации прав, обязанностей и функций специалистов отдела. Помимо этого составляется план работы.

Работа с персоналом

Для ясного представления того, что такое отдел кадров в университете или другом учреждении, нужно обратить внимание на особенности взаимодействия данного подразделения с персоналом компании.

Чтобы коммуникации в рабочем коллективе были на высоком уровне, производится изучение личностных и деловых качеств сотрудников. На основе полученных данных составляются характеристики, после чего следует перевод конкретных специалистов или перераспределение обязанностей, если это нужно.

Отдел кадров также занимается проведением дисциплинарного влияния. Перед тем как применять конкретные меры, специалисты подразделения изучают проступки работников, правильно их оформляют и ставят сотрудника в известность о сложившейся ситуации.

При этом важно учесть все юридические тонкости в процессе составления подобных документов.

Грамотный подход необходим и в случае с поощрениями. На каждое из них существуют определенные ограничения.

Заключение

Основная функция отдела кадров – это выявление необходимости в конкретных специалистах, их поиск и последующее оформление. Выполнение таких обязанностей сопряжено с большим объемом работы, поскольку нужно правильно оценить потенциальных работников и грамотно распределить их по различным должностям.

Источник: https://FB.ru/article/459091/chto-takoe-otdel-kadrov-funktsii-i-zadachi-struktura-obyazannosti-rabotnikov

Положение об отделе кадров

Отдел кадров функции обязанности

Утверждаю
[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия, учреждения][должность, подпись, Ф. И. О. лица, утверждающего положение]
[число, месяц, год]М. П.

1.1. Отдел кадров, являясь самостоятельным структурным подразделением предприятия, создается и ликвидируется приказом [наименование должности руководителя предприятия].

1.2. Отдел кадров непосредственно подчиняется директору предприятия.

1.3. Отдел кадров возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом [наименование должности руководителя предприятия].

1.4. Начальник отдела кадров имеет [значение] заместителя(ей). Обязанности заместителя(ей) определяются начальником отдела.

1.5. Заместитель(и) и начальники структурных подразделений (бюро, секторов и пр.) в составе отдела кадров, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом [наименование должности руководителя предприятия] по представлению начальника отдела кадров.

1.6. В своей деятельности отдел кадров руководствуется:

– уставом предприятия;

– настоящим положением;

– законодательством Российской Федерации;

– [вписать нужное].

1.7. [Вписать нужное].

2.1. Структуру и штатную численность отдела кадров утверждает [наименование должности руководителя предприятия], исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела кадров и по согласованию с [отделом организации и оплаты труда].

2.2. Отдел кадров может иметь в своем составе структурные подразделения (бюро, группы, секторы, участки, пр.).

Например: бюро (сектор, группа) приема, бюро (сектор, группа) учета, бюро (сектор, группа) увольнения, бюро (сектор, группа) по работе со служащими и рабочими.

2.3. Положения о подразделениях отдела кадров (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются начальником отдела кадров, а распределение обязанностей между работниками подразделений осуществляется [руководителями бюро, секторов, групп, заместителем(ми) начальника отдела].

2.4. [Вписать нужное].

На отдел кадров возложены следующие задачи:

3.1. Подбор и расстановка кадров.

3.2. Изучение деловых и моральных качеств работников по их практической деятельности.

3.3. Создание резерва кадров для выдвижения на руководящие и материально ответственные должности.

3.4. Организация и проведение всех видов подготовки и повышения квалификации кадров.

3.5. Учет кадров.

3.6. Обеспечение прав, льгот и гарантий работников предприятия.

3.7. [Вписать нужное].

Отдел кадров выполняет следующие функции:

4.1. Обеспечение разработки кадровой политики и стратегии предприятия.

4.2. Разработка прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.

4.3. Обеспечение предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров.

4.4. Совместно с руководителями заинтересованных подразделений подбор и отбор работников и внесение соответствующих предложений об их назначении на должности, оформление приказов о приеме на работу и другой необходимой кадровой документации.

4.5. Разработка условий приема на работу по конкурсу, подготовка и организация работы конкурсной комиссии.

4.6. Информирование работников предприятия об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.

4.7. Установление прямых связей с соответствующими учебными заведениями, службами занятости и кадровыми агентствами.

4.8. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.

4.9. Обеспечение учета личного состава.

4.10. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек. Ведение установленной документации по кадрам.

4.11. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям.

4.12. Подготовка соответствующих материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.

4.13. Расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств. Контроль за правильностью расстановки работников и использования их труда в структурных подразделениях предприятия. Изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников в процессе их трудовой деятельности.

4.14. Организация аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации, осуществление постоянного контроля за ходом выполнения решений аттестационной комиссии.

4.15. Участие в подготовке необходимых материалов для рассмотрения на комиссии по установлению выслуги лет.

4.16. Подготовка соответствующих документов по пенсионному страхованию и представление их в органы социального обеспечения.

4.17. Выдача справок о работе на предприятии, занимаемой должности и размере заработной платы.

4.18. Обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдения порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.

4.19. Составление графиков отпусков, учет использования работниками отпусков, оформление очередных отпусков в соответствии с утвержденными графиками и дополнительных отпусков.

4.20. Оформление и учет командировок.

4.21. Табельный учет.

4.22. Контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего распорядка.

4.23. Анализ текучести кадров.

4.24. Обеспечение разработки мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контроль за их выполнением.

4.25. Рассмотрение жалоб и заявлений работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства.

4.26. Принятие мер к выявлению и устранению причин, порождающих жалобы работников.

4.27. [Вписать нужное].

Отдел кадров имеет право:

5.1. Запрашивать в структурных подразделениях предприятия необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников – мнение руководителей соответствующих структурных подразделений.

5.2. Контролировать в структурных подразделениях соблюдение законодательства о труде, порядка предоставления установленных льгот и преимуществ.

5.3. Давать руководителям структурных подразделений предприятия обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции отдела кадров.

5.4. Требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.

5.5. Самостоятельно вести переписку по вопросам подбора кадров, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководителем предприятия.

5.6. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями, в том числе кадровыми агентствами и службами занятости.

5.7. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5.8. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых на предприятии по кадровым вопросам.

5.9. [Вписать нужное].

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, отдел кадров взаимодействует:

6.1. Со всеми структурными подразделениями предприятия по вопросам:

Получения:

– заявок на рабочих и служащих;

– характеристик на работников, представляемых к поощрению;

– характеристик на работников, привлекаемых к материальной и дисциплинарной ответственности;

– объяснительных записок от нарушителей трудовой и профессиональной дисциплины;

– предложений по составлению графиков отпусков;

– [вписать нужное].

Предоставления:

– решений о поощрении работников;

– копий приказов о приеме, перемещении и увольнении;

– утвержденных графиков отпусков;

– решений аттестационной комиссии;

– [вписать нужное].

6.2. С главной бухгалтерией по вопросам:

Получения:

– справок о заработной плате для оформления пенсий;

– материалов для выдачи справок работникам о работе на предприятии, занимаемой должности (выполняемой работы) в размере заработной платы;

– [вписать нужное].

Предоставления:

– сведений о приеме, перемещении и увольнении работников;

– проектов приказов о приеме и увольнении и перемещении материальноответственных лиц;

– табелей учета рабочего времени;

– графика отпусков;

– листков временной нетрудоспособности к оплате;

– [вписать нужное].

6.3. С отделом организации и оплаты труда по вопросам:

Получения:

– штатного расписания;

– схем должностных окладов, доплат, надбавок к заработной плате;

– показателей по труду и заработной плате;

– положений о премировании работников;

– расчетов фондов заработной платы;

– расчетов потребности в рабочих и служащих;

– [вписать нужное].

Предоставления:

– сведений о приеме, перемещении и увольнении работников;

– сведений о списочной численности работников;

– данных о текучести кадров;

– [вписать нужное].

6.4. С отделом подготовки кадров по вопросам:

Получения:

– графиков направления руководящих работников и специалистов в учебные заведения для повышения квалификации;

– списков работников, обучающихся в средних специальных и высших образовательных заведениях;

– планов проведения занятий, сведений об успеваемости учащихся и сроках обучения;

– результатов итоговых экзаменов, квалификационных проб, конкурсов профессионального мастерства;

– предложений по составу аттестационных комиссий;

– [вписать нужное].

Предоставления:

– расчетов потребности в квалификационных кадрах по отдельным должностям, профессиям;

– сведений о качественном составе рабочих и служащих;

– информации о кандидатурах на должности преподавателей и инструкторов;

– [вписать нужное].

6.5. С юридическим отделом по вопросам:

Получения:

– сведений об изменениях трудового законодательства, законодательства о социальном обеспечении;

– разъяснения действующего законодательства и порядка его применения;

– [вписать нужное].

Предоставления:

– проектов трудовых договоров с руководящими работниками предприятия;

– заявок на поиск необходимых нормативных правовых документов и на разъяснение действующего законодательства;

– приказов для визирования;

– [вписать нужное].

6.6. С [наименование структурного подразделения] по вопросам:

Получения:

– [вписать нужное];

– [вписать нужное].

Предоставления:

– [вписать нужное];

– [вписать нужное].

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник отдела кадров.

7.2. На начальника отдела кадров возлагается персональная ответственность за:

– организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных на отдел;

– организацию в отделе оперативной и качественной подготовки документов, ведение делопроизводства в соответствии с правилами и инструкциями;

– соблюдение работниками отдела трудовой и производственной дисциплины;

– обеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе и соблюдение правил пожарной безопасности;

– подбор, расстановку и деятельность работников отдела;

– соответствие законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов.

7.3. Работники отдела кадров при оценке деловых качеств персонала предприятия обязаны исходить только из официально полученных данных и материалов и не вправе разглашать персональные данные о работниках.

7.4. Ответственность работников отдела кадров устанавливается должностными инструкциями.

7.5. [Вписать нужное].

Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

Согласовано:

[должностное лицо, с которым согласовывается положение] [инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

Источник: http://prom-nadzor.ru/content/polozhenie-ob-otdele-kadrov

Как распределить функции внутри кадровой службы?

Отдел кадров функции обязанности

Кадровая работа (делопроизводство и управление персоналом) стратегически важный участок в любой компании. Однако возникают вопросы.

Например, такие: стоит ли создавать отдельное структурное подразделение, отвечающее за кадры? Или для этого достаточно выделить одного специалиста? Как изменить кадровую службу при слиянии компаний? И как в этом случае организовать работу ее сотрудников? Найдем ответы.

Первые шаги

Работа любой организации невозможна без подбора сотрудников, управления ими, ведения, учета документов. Решение этого вопроса — создание службы или отдела по управлению персоналом.

Однако если компания небольшая или только появилась, отдельное подразделение можно не создавать, возложив обязанности на главного бухгалтера или даже на рядовых сотрудников. Необходимо включить соответствующий пункт в должностные их инструкции и закрепить такое положение в трудовом договоре. 

В каждой организации работа с персоналом строится по-разному. Поэтому процесс и система организации зависит от того, какие конкретные задачи будет необходимо решать кадровой службе.

Цели и задачи кадровой службы      

Основанная цель — организация работы всех сотрудников, при которой данная компания будет наиболее эффективно работать. Среди основных задач можно условно выделить несколько направлений.

  1. Во-первых, это организационная деятельность. Например, разработка, оптимизация штата.
  2. Во-вторых, работа с персоналом: подбор, адаптация, мотивация работников, планирование карьеры и разработка обучающих программ.
  3. В-третьих, учет, контроль, а именно организация оборота документов, ведение кадрового делопроизводства, учет рабочего времени, контроль соблюдения трудового права. 

В зависимости от того, какие конкретно цели ставятся перед данным структурным подразделением, больше внимания будет уделяться тому или иному направлению деятельности. 

Как распределить роли?

Способ организации работы, распределение обязанностей  зависят от нескольких параметров. Во-первых, от целей и задач самой компании, во-вторых, от размеров компании. Так, например, на малом предприятии кадровая служба может быть представлена одним менеджером по персоналу, который ведет делопроизводство, осуществляет подбор и адаптацию персонала, когда это требуется.

Численность сотрудников малых предприятий не превышает ста человек, среди малых предприятий выделяются микропредприятия — до пятнадцати человек.

Если компания будет развиваться, и численность сотрудников будет увеличиваться, то имеет смысл создавать службу, состоящую из специалистов по кадровому делопроизводству и по управлению персоналом.

При разделении обязанностей между специалистами их круг ответственности и обязанности не будут пересекаться. Но при необходимости разрешать сложные и проблемные вопросы они будут дополнять друг друга.

Это будет способствовать эффективной и четкой работе.

При желании управление персоналом и ведение соответствующего делопроизводства можно поручить разным структурным подразделениям. Но при такой организации работы следует четко закрепить в локальных актах порядок взаимодействия  отделов или департаментов.

Практический опыт показывает, что в больших компаниях удобнее разделить кадровую службу на несколько подструктур. Например, на отдел подбора персонала, отдел кадров, отдел обучения персонала и т.д. Численный состав отдела зависит от различных явлений, в том числе и от политики компании, но обычно это не менее 4-6 сотрудников.

Как определить состав?

Как мы уже упоминали, состав работников, структура подразделения будут зависеть от сферы деятельности компании, ее размеров.   Рекомендуем включить в состав следующих специалистов:

  1. Во-первых, это руководитель, который возглавит эту структуру и обеспечит ее функционирование.
  2. Во-вторых, специалист по персоналу. Он изучает рынок труда и организует собеседования, тестирования при приеме на работу.
  3. В-третьих, инспектор по кадрам, осуществляющий ведение профильного делопроизводства. 

При необходимости в состав службы можно включить юриста (специалиста) по вопросам трудового права, архивариуса. Дополнительно привлекают ответственного за ведение системы хранения и учета документов организации, делопроизводителя, ответственного за обработку и учет корреспонденции, создание справочной базу документов организации.

Если юрист в компании помимо курирования своей основной деятельности (в том числе и вопросов трудового права) ведет кадровое делопроизводство, то лучше оформить это как работу по совместительству.

Речь про двойное подчинение: руководителю юридического отдела и руководителю службы персонала.

Это, обеспечит единообразие при ведении кадрового делопроизводства, дополнительный контроль со стороны главного юриста компании.

Следует иметь в виду, что какая бы система организации не была выбрана, сама процедура создания этой структуры не измениться. 

Упрощенный алгоритм создания кадровой службы:

·         Направление служебной записки, обосновывающей необходимость создания кадровой службы, на имя руководителя организации. В качестве приложения к такой записке прилагается расчет численности работников кадровой службы, а также организационная структура кадровой службы.

·         Отражение численного состава работников кадровой службы в штатном расписании;

·         Издание руководителем компании приказа о создании кадровой службы и приказа о назначении ее должностных лиц;

·         Утверждение руководителем организации Положения о кадровой службе.

Как быть при слиянии компаний? 

Если в вашей компании происходит реорганизация в форме слияния или присоединения другого юридического лица (Ст. 57 ГК РФ),  то кадровая служба новой компании может быть создана по схеме, о которой  мы говорили выше, с учетом особенностей «старых» кадровых структур.

Пример

По решению собственника имущества произошло слияние ЗАО «Цветовод» и ЗАО «Цветочный базар» в одну компанию. Перед руководством новой организации встал вопрос – как выстроить единую кадровую структуру.

Дело в том, что в ЗАО «Цветовод» был отдел кадров, в состав которого входил, делопроизводитель, инспектор по кадрам, специалист по охране труда и юрист по трудовым спорам, а подбор сотрудников осуществлялся с помощью кадровых агентств.

А в ЗАО «Цветочный базар» работали специалисты по подбору персонала, менеджеры по организации профессиональной переподготовки и обучению работников, специалисты по корпоративной культуре, менеджеры по социальным вопросам, а делопроизводство вели специализированные компании по отдельным договорам.

В итоге генеральный директор новой компании решил, что будет создана кадровая служба, состоящая из двух отделов – отдела по управлению персоналом и отдела кадров.

 В отдел управления персоналом будут переведены специалисты из ЗАО «Цветочный базар», а в отдел кадров – специалисты ЗАО «Цветовод».

Возглавят отделы их прежние руководители (на правах заместителей), которые будут подчиняться непосредственно начальнику кадровой службы, назначенному генеральным директором.

Обратите внимание, что в случае слияния компаний и образования нового юридического лица отношения с работниками с их согласия продолжаются (ст. 75 ТК РФ). О том, как при этом уведомить персонал о предстоящих переменах мы рассказывали в № 5, за 2009 г.

Кадровая служба на аутсорсинге

В последнее время многие российские и иностранные компании, имеющие собственные представительства в России, начали передавать функции кадровой службы на аутсорсинг.

Как показывает практика, этот инструмент позволяет существенно сократить издержки на ведение кадрового производства, избежать рисков при проверках трудовых и налоговых органов (риски берет на себя компания-провайдер), и в целом, вести бизнес более эффективно.

Сотрудники отдела персонала при этом не тратят время на рутинные процессы и имеют возможность заняться решением стратегических задач, кроме того, кадровое администрирование на аутсорсинге позволяет развивать корпоративную культуру, удерживать и мотивировать персонал, правильно выстраивать систему оплаты труда, что в результате ведет к снижению текучести кадров. 

Часто услуга комплексная – бухучет, расчет заработной платы, кадровое делопроизводство. Поскольку провайдер работает с массой клиентов, в его активе уже сформированы универсальные решения для различных типов бизнеса клиента. Это позволяет предприятиям все чаще обращаться за услугами в специализированные компании.

А как у вас?

Мы спросили наших читателей:

Какова структура кадровой службы в Вашей компании? Сколько сотрудников в нее входит и как распределяются между ними обязанности?

Наталья Васильевна, начальник отдела кадров, автотранспортное предприятие (таксомоторный парк)

– Нас в отделе кадров шестеро – на семьсот работников. Структура следующая: в отделе два сектора: первый – подбора и обучения, второй – учетной документации. В первом секторе один специалист по кадрам, который занимается подбором, повышением квалификации и аттестацией сотрудников.

Во втором – два инспектора по кадрам (один оформляет прием-перевод, направление на медосмотры, а другой – увольнение и отпуска); табельщик, который заполняет первичные табели для бухгалтерии; делопроизводитель, который оформляет дисциплинарные взыскания и документы для архива.

Есть еще начальник отдела кадров (это я) для общего руководства отделом и взаимодействия с ФМС, ПФР, ФОМС, военкоматом. У нас большая текучесть кадров, поэтому пришлось разделить функции, и теперь мы справляемся с работой.

Ирина, менеджер по персоналу, коммерческий банк

– Наш банк небольшой, всего 250 сотрудников, и на кадровой работе я одна. Занимаюсь подбором персонала и веду весь кадровый документооборот. Два раза в месяц сдаю отчеты для бухгалтерии – формирую в программе и прилагаю к каждому отчету копии первичных документов – приказы и основания к ним. Разрабатываю или корректирую локальные нормативные акты.

Татьяна, директор по персоналу, аптечная сеть

– Мы полностью передали кадровый учет и расчет заработной платы, на аутсорсинг консалтинговой компании и очень довольны! Получилось дешевле, чем держать в штате кадровиков и бухгалтеров по этому направлению. В нашей службе персонала остались отдел обучения и развития, отдел по внутрикорпоративным коммуникациям, комиссия по корпоративной этике, юрист.

Зульфия Юпашевская, директор Департамента кадровых услуг

Аутсорсинговое подразделение BDO

Полную версию статьи вы можете прочитать в журнале “Кадровое дело”, август 2009 г.

оставить заявку

  1. Как распределить функции внутри кадровой службы?

В целях повышения удобства пользования сайтом мы используем файлы «cookies». Продолжая работу с сайтом, Вы принимаете «Условия использования веб-сайта» и выдаете свое согласие БДО ЮБС АО на обработку ваших персональных данных в соответствии с «Политикой в отношении обработки персональных данных». Я согласен

Источник: https://bdorus.ru/press/publications/kak-raspredelit-funkcii-vnutri-kadrovoi-slujby/

Должностная инструкция кадрового работника

Отдел кадров функции обязанности

— Организация бизнеса — Кадры — Сотрудники — Обязанности — Обязанности кадровика

Повседневные обязанности кадровика регламентированы Минтрудом РФ в постановлении от 21.08.1998 г.

В нем детально указаны зоны ответственности специалиста, пределы субординации, рассмотрена нормативно-правовая база, необходимая сотруднику отдела кадров, порядок сдачи и ведения документации.

Единый квалификационный справочник определяет 17 профессий, которые при исполнении служебных обязанностей ориентируются на должностную инструкцию кадрового работника. Структура отдела, регулирующего деятельность сотрудников, отражена в соответствующем Положении « Об отделе кадров».

Специалист отдела кадров – должностные обязанности

Должностной инструкцией специалиста отдела кадров установлен порядок трудовых взаимоотношений, диапазон ответственности, возложенные на работника функции, предъявляемые к нему требования, необходимый уровень образования и подчиненность. К специалистам причисляется лицо с достаточной профессиональной подготовкой, образованием и опытом не менее 12 месяцев.

За разработку и содержание инструкции отвечает начальник кадровой службы, а утверждается она руководителем  компании. В ней отражаются все должностные обязанности специалиста отдела кадров.

Их состав, правила исполнения, полномочия детализированы распорядительными актами предприятия, правилами внутреннего распорядка, федеральными и региональными нормативами.

Они заключаются в выполнении следующих задач:

  • документальное оформление приема и увольнения сотрудников, перевода персонала на другие штатные единицы согласно нормам ТК РФ и распоряжениям руководства;
  • учет деятельности и изменения личных данных работников всех уровней – от директора до сторожа – в соответствии со стандартами учетных документов с внесением изменений в информационные базы;
  • сбор данных для аттестации и повышения квалификации;
  • разработка механизма поощрения и взыскания;
  • составление и ведение личных дел, сбор и обработка персональных данных;
  • оформление трудовых книжек – внесение записей, регистрация, учет и хранение;
  • формирование трудового стажа;
  • мониторинг отпусков и контроль за исполнением графика;
  • своевременный отбор документации для архива и его оформление;

Деятельность кадрового специалиста предусматривает доступ к конфиденциальным данным – личным делам, коммерческой тайне. Если действия сотрудника нанесли имущественный или финансовый ущерб организации, он будет привлечен к ответственности по законодательным нормам.

Специалист по кадрам может исполнять свои должностные обязанности сверхурочно. Согласно ст. 152 ТК РФ сверхурочная ставка устанавливается предприятием.

Инспектор по кадрам – должностные обязанности

Как значится в Едином квалификационном справочнике, на должность инспектора по кадрам рассматриваются соискатели со средним образованием, наличие профессионального стажа не имеет значения. Весь объем должностных обязанностей инспектора по кадрам определен во  внутренней инструкции. В него входит выполнение делопроизводственных задач:

  • документальное фиксирование кадровых операций, отражающих статус сотрудника: принят, уволен, переведен;
  • создание и обновление личных дел персонала, внесение в них дополнительных сведений;
  • заполнение, контроль и хранение трудовых книжек;
  • обработка и расчет больничных листов;
  • отслеживание отпусков и выплаты отпускных пособий;
  • обработка документов по назначению пенсии, компенсаций, субсидий;
  • внесение информации об изменениях в качественном и количественном составе коллектива в базу данных компании;
  • выявление причин «текучести» кадров;
  • архивирование документов и их передача на хранение;

Помимо делопроизводства обязанности инспектора по кадрам предусматривают и подбор  сотрудников на вакансии в соответствии с профессиональными требованиями и уровнем коммуникабельности. Кадровик размещает объявления в прессе, интернет-порталах, передает заявку в центр занятости, проводит собеседование.

В его задачу входит не просто подобрать профессионала, а найти человека, который легко войдет в коллектив и не станет источником  конфликтов. Руководством может быть предусмотрена обязанность инспектора по проведению конкурса среди претендентов.

Отборочные мероприятия и контроль прохождения находятся в компетенции кадровика.

Должностные обязанности начальника отдела кадров

Руководить кадровиками  может только сотрудник с дипломом о высшем образовании, отработавший в аналогичной должности не меньше 3-х лет. Его кандидатура определяется только руководителем компании.

Руководящая деятельность осуществляется на основе внутреннего устава компании, строго в рамках российского трудового и гражданского права и в соответствии с должностной инструкцией кадрового работника.

Подотчетен руководитель ОК только высшему руководству компании.

В должностные обязанности начальника отдела кадров вменяется следующее:

  • разработка положения о кадровой политике;
  • оценка потребности организации в обновлении персонала;
  • управление штатом согласно полномочий и компетенции;
  • методико-информационное обеспечение аттестации, организация и анализ ее итогов;
  • отладка процессов перевода, увольнения или приема персонала;
  • коррекционная деятельность;
  • регулярный мониторинг выполнения специалистами отдела кадров должностных обязанностей;
  • контроль исполнения приказов о награждении и поощрении.

В должностные обязанности кадровика-начальника входит реализация  мер по установлению рабочей дисциплины, повышению мотивации коллектива. Руководитель занимается подготовкой, утверждением  служебной информации, предназначенной директору. В компетенции начальства – консультации персонала по текущим кадровым вопросам.

О профессиональном уровне руководителя ОК свидетельствует знание трудового и гражданского законодательства РФ, методик оценки работников, структуры предприятия, требований к оформлению документов, нормативов пожарной безопасности и охраны труда.

Инструкция с обязанностями кадровика – начальника, инспектора или специалиста — подписывается соискателем при приеме на работу. Документ составляется для каждой категории работников по стандартному образцу. (18 голос., 4,28 из 5)
Загрузка…

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/kadry/sotrudniki/obyazannosti/obyazannosti-kadrovika.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.