Оплачивается ли питание в командировке

Заменяем суточные выплаты выплатами за расходы на питание: мнение аудиторов

Оплачивается ли питание в командировке

Каким бы ни был директор, «хорошим» или «плохим», так или иначе он преследует цель максимально сократить расходы на «ненужные», по его мнению, вещи. Среди множества предложений, которые регулярно поступают к нему на стол, он едва ли смог бы купить все из тех денег, что у него есть (и даже кредитов бы не хватило).

В связи с этим ему часто приходится думать о рентабельности того или иного мероприятия. Очень жаль, но часто директора «заигрываются» с сокращением расходов и прибегают не совсем к законным методам экономии.

Один из наших клиентов по услуге «облачный 1С сервис» рассказал историю о том, как в его организации руководитель запретил бухгалтеру выплачивать суточные командированному сотруднику с той поправкой, что ему будут компенсированы расходы на питание на основании предоставленных чеков.

Собственно, нас спросили о том, насколько это правомочно и как бы в дальнейшем не столкнуться со штрафами. Не зная в самом начале ответа на этот вопрос, мы постарались проанализировать текущее законодательство. Благо, ответ получилось найти, и он оказался отрицательным. Правда, к нашему совету так никто и не прислушался, но это уже не важно.

Сегодня мы расскажем Вам, чем суточные отличаются от расходов на питание, обязан ли работодатель их компенсировать, что вообще подразумевается под понятием «командировочные» и как лучше всего поступить в ситуации, когда работника необходимо отправить выполнять свои служебные обязанности вне города его постоянного проживания.

В чем, собственно, отличие?

Начнем с того, что компенсация расходов на питание – это фактическое возмещение работодателем денежных средств, которые были затрачены работником на покупку той или иной продукции пищевой промышленности для личных нужд.

С точки зрения трудового законодательства, работодатель будет обязан возмещать денежные средства по этому поводу только в том случае, если ранее было между ним и работником заключено соответствующее соглашение, причем в письменной форме. Им можно было договориться и устно, но мы сейчас не будем рассматривать этот случай.

Суточные – отдельные от заработной платы выплаты, которые в теории должны компенсировать работнику все неудобства, связанные с его фактическим проживанием во время командировки в другом городе или стране.

Компания обязана, согласно предписаниям ТК РФ, обеспечить возможность работнику снять себе жилье или забронировать номер в гостинице, а также обеспечить теми средствами (суточными), которые сотрудник сможет потратить на личные нужды в случае такой необходимости. Как мы видим, о питании конкретно ничего в законодательстве не сказано.

Следовательно, мы делаем вывод о том, что у дирекции нет как таковой обязанности «покупать еду» сотруднику, т.к. ему и так выплачивается n-ая сумма денег на покрытие схожих затрат, чего нельзя сказать об аренде жилья, которая является отдельной статьей расходов.

Если говорить в рамках нашего примера директор решил «сжульничать», не выплачивая суточные, а компенсируя расходы на питание. Априори в этом случае руководство компании тратит меньше денег. За это, между прочим, командированный работник может подать на своего работодателя в суд. Так что, директора, имейте это ввиду, ибо скупой платит дважды.

Налоговая база

Если работодатель все же решит действовать по закону, ему в любом случае придется позаботиться о том, как правильно исчислить все налоги. В частности, компенсация расходов на питание облагается НДФЛ, как и любая другая выплата, указанная в соглашении, не считая обязательных.

Подробно отвечает на этот вопрос Минфин в своем письме от 14 октября 2009 г. № 03-04-06-01/263. Там же любопытный читатель может обнаружить для себя, что с данных компенсаций необходимо начислять некоторую сумму страховых взносов, а также учитывать эти платежи в составе расходов в целях налога на прибыль.

Этого же мнения придерживаются суды отдельных округов Российской Федерации, но есть и оппозиционное мнение. К примеру, существует постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 марта 2009 г.

№ А05-8942/2008, в котором арбитры пришли к мнению, что компенсация расходов на питание была произведена работнику в прямых интересах компании (ведь он, находясь в командировке, выполняет прямые поручения работодателя). Поэтому, данные расходы НДФЛ облагаться не должны.

Проблема в очередной раз сводится к тому, что разрозненная судебная практика создает твердую почву для интерпретации законов в своих собственных интересах, что остается на руку коррумпированным структурам. К сожалению, это реалии нашей жизни и, по крайней мере, сейчас рядовой гражданин ничего с этим поделать не сможет при всем своем желании.

Работник «вышел из строя»

Раз мы уж затронули тему замены суточных на компенсацию повседневных расходов командированного сотрудника, то не лишним будет сказать о том, как поступить директору в ситуации, когда работник, к примеру, заболел и в связи с этим не может выполнять свои должностные обязанности.

Логично предположить, что суточные выплачиваются ему тогда, когда он фактически «находится в строю» и делает ту работу, которая на него возложена. Сразу хотим оговориться – это заблуждение. С точки зрения ТК РФ, суточные должны выплачиваться работнику ровно в том размере, сколько дней сотрудник отработал, находясь вне города своего постоянного проживания.

Даже если он в первый же день по приезду в другой город или страну заболел и на протяжении всего периода командировки «пролежал в постели», дирекция обязана начислить ему суточные. У руководства компании здесь вновь может появиться соблазн нивелировать необходимость трат, с которых у него не будет никакой отдачи.

Стоит отметить, что схожий подход к решению данного вопроса – наказуемое деяние, которое может обернуться крупным штрафом.

На «широкую ногу»

Есть еще одна занимательная сторона вопроса. Предположим, работник подписал с руководителем соглашение, где прописана обязанность работодателя компенсировать все затраты на пропитанные во время командировки.

Дабы защитить права компании хотим порекомендовать ее директору, обговорить примерную, а лучше точную сумму тех денег, которые он сможет вернуть.

Необходимо это сделать то той причине, что командированный сотрудник вдруг решит, что может себе «ни в чем не отказывать», посещая дорогие рестораны, например.

Если в соглашении будет отсутствовать точная сумма компенсационных выплат, то компании придется возместить затраты по любым чекам, предъявленным работником. В противном случае судебное разбирательство с большей долей вероятности закончится в пользу «разгулявшегося» работника.

На что еще может рассчитывать работник?

Компенсация затрат на питание – это не единственное, о чем может просить сотрудник, отправляющийся в командировку.

Из наиболее популярных потребностей – оплата мобильной связи, компенсация затрат на интернет, покупка дополнительной теплой одежды, если речь идет о поездке на Крайний Север, дополнительные деньги на тот случай, если забронированный номер в отеле будет иметь ряд неудобств и ему придется снимать другое жилье самостоятельно. Другими словами, требования могут быть абсолютно разными. Работодателю же важно понимать, что во многих из них он может отказать, будучи правым. В частности, дополнительные расходы на мобильную связь – прихоть работника, интернет – тоже прихоть, дополнительная одежда – прихоть и т.д. В то же время, работодатель должен обеспечить работника именно таким жильем, которое позволит сотруднику комфортно пребывать по месту командировки, а также платить именно тот размер суточных, которые регламентирован действующим законодательством. В любом случае, директору никто не может запрещать купить своему дорогому подчиненному шапку-ушанку из песца, дабы тот не замерз, работая за Полярным Кругом. Главное, чтобы все траты были, по возможности, согласованы заранее. Это поможет решить главную проблему всех командировок – кто и кому что должен.

Стоит ли бухгалтеру не выполнять заведомо ошибочные поручение директора?

Если директор намерен «обделить» командированного работника, ответственность за это понесет только он сам и его компания. Бухгалтер же в данном случае – лицо едва ли причастное к происходящему.

В случае возникновения конфликтной ситуации между начальником и подчиненным по поводу денежных выплат, бухгалтер всегда может сослаться на своего непосредственного руководителя, который давал соответствующие указания.

В особенности это актуально для обычных бухгалтеров (не главных), которые, в теории, не принимают самостоятельных решений по тому или иному вопросу, следовательно, ответственности не несут. Так что, решать, на чью вставать сторону, решать только им самим.

Выводы

На основании вышеизложенного мы сообщаем, что именно «заменить» выплаты суточных на компенсацию расходов на питание – противозаконное деяние, за которым последует неизбежное наложение штрафа.

Далее, все компенсирующие выплаты должны быть отражены в налоговом и бухгалтерском учете, что обязывает руководство компании облагать данные суммы налогами. Более того, работодатель вправе не компенсировать расходы на питание своего подчиненного, т.к.

эти траты не входят в число обязательных платежей, при этом за ним сохраняется возможность помочь материально своему работнику.

Большое спасибо за внимание и до новых встреч!

Источник: https://SCloud.ru/blog/zamenyaem_sutochnye_vyplaty_vyplatami_za_raskhody_na_pitanie_mnenie_auditorov/

Суточные в командировке: нормы 2020 года

Оплачивается ли питание в командировке

Направляя сотрудника в командировку, организациягарантирует ему сохранение должности и среднего заработка.Кроме того, она должна компенсировать расходы, связанныес деловой поездкой: эта норма регулируется ст.167 ТК РФ.

Разберемся в терминах:

  • Командировочные предназначены для оплаты базовых потребностей:проживания и проезда. За эти расходы работник долженотчитаться и подтвердить их документально (подойдутквитанции из отеля и чеки об оплате транспорта).
  • Суточные нужны, чтобы компенсировать дополнительные траты: сюдаотносятся любые платежи, не согласованные с работодателемзаранее. Сотрудник может распоряжаться суточными по своемуусмотрению — сдавать по ним бухгалтерские отчетыне нужно.

Законом установлено, что возмещение расходов должнопроизводиться авансом. На это прямо указывает Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

И хотяединых правил о сроках выплаты не существует, компанияможет установить их самостоятельно и закрепитьво внутренних актах.

Например, в положениио командировках допустимо указать не только период,но и конкретный способ зачисления аванса: наличными илипереводом на банковскую карту.

Важно помнить, что суточные положены сотруднику за каждыйдень пребывания в деловой поездке — включая праздникии выходные дни.

Если работник живет недалеко от города командированияи имеет возможность ежедневно возвращаться домой, выплатасуточных не предусмотрена. Целесообразность такого возвращенияопределяется работодателем в индивидуальном порядкеи может зависеть от транспортных условий и характераработы.

Согласно п. 3 ст. 217 НКРФ, суточные расходыне требуют документального подтверждения — в отличиеот командировочных. Соответственно, работник вообщене должен аргументировать второстепенные траты, которыйсовершил во время деловой поездки.

Однако суточные придется включить в авансовый отчёт —это понадобится, чтобы обосновать затраты на командировкув налоговом и бухгалтерском учётах.

Законом размер суточных не ограничен (исключение —служащие госучреждений). Руководители частных компаний определяютэтот параметр самостоятельно. Установленную величину необходимозафиксировать во внутренних нормативных документах —например, в коллективном договоре.

Рекомендуем учитывать, что п. 1 ст. 217 НК РФ предусматриваетмаксимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ.А именно:

  • до 700 ₽ за каждый день командировкина территории России
  • до 2500 ₽ за каждый день командировкив других странах

Также приводим статьи расходов, которые организация обязанавозместить в случае зарубежной командировки:

  • оформление виз и загранпаспорта
  • консульские и аэропортовые сборы
  • оплата въезда или транзита для автотранспорта
  • оформление страхового медицинского полиса
  • другие обязательные платежи

Как было сказано выше, коммерческая структура вправе саманормировать суточные и определять сумму, начисляемуюработникам.

Единый порядок для федеральных учреждений назначенПравительством (постановлениеот 02.10.2002 № 729) и составляет 100 ₽за каждый день пребывания в командировке. Суточныев увеличенном объеме положены руководителю только в томслучае, когда деятельность компании определена как приносящаядоход, либо за счет экономии средств из бюджета.

Согласно абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ,работодатель компенсирует расходы за каждый из следующихпериодов:

  • за все будние дни в командировке
  • за выходные и государственные праздники
  • за дни, на которые целиком или частично выпала дорогак месту командирования и обратно, сюда же относятсяпериоды вынужденных остановок

Предположим, сотрудник отправился в деловую поездкув воскресенье, а вернулся в следующую субботу.В этом случае ему положены суточные за семь дней — пятьбудних и два выходных.

На сегодняшний день процедура расчета суточных остается безизменений по сравнению с прошлым годом.

Однако стоит отметить, что недавно было введено новое понятие:курортный сбор. Теперь работникам, которые в соответствиисо своими должностными обязанностями находятсяна территории «курортных» регионов РФ более суток,выплачивается дополнительная компенсация.

Считают сбор по следующей формуле:

Количество дней проживания,за исключением дня заезда
×
размер курортного сбора

Порядок возмещения командированному этой суммы разъясняется вПисьмеМинфина России от 16.07.2018 N 23-01-06/49454.

Еще можно почитать:

Командировка ввыходные дни

Компенсациятранспортных расходов в командировке

Командировкаво время коронавируса

Какиедокументы нужны для командировки в 2020 году

Какоформить отмену командировки в связис коронавирусом

Каршерингв командировке

Туту Командировки —удобный и прозрачный сервис организации служебных поездок.Подробнее

Источник: https://b2b.tutu.ru/content/article/daily2020/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.